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Asistente de admisiones (mandarín bilingüe)
Tiempo completo • Irvine
Asistente de Admisiones (Apoyo a Admisiones y Matrícula)
Ubicación: Irvine / Costa Mesa
Tipo de empleo: A tiempo completo
Reportes a: Responsable de Admisiones / Director de Admisiones
Responsabilidades principales
Ubicación: Irvine / Costa Mesa
Tipo de empleo: A tiempo completo
Reportes a: Responsable de Admisiones / Director de Admisiones
Responsabilidades principales
Apoyo a la admisión y la matrícula
Gestión de Consultas y Prospectos
- Responde de forma rápida y profesional a las consultas de padres y estudiantes por teléfono, correo electrónico, WeChat y otros canales de comunicación
- Registrar consultas, evaluar las necesidades familiares y programar los siguientes pasos como visitas al campus, sesiones informativas, entrevistas y evaluaciones
- Apoyar la conversión de la solicitud a la solicitud y de la solicitud a la inscripción mediante un seguimiento oportuno
Gestión de Materiales de Aplicación
- Ayuda en la recopilación, revisión y organización de materiales de solicitud, incluyendo pero no limitándose a:
- Formularios de solicitud
- Expedientes académicos y boletines de notas
- Cartas de recomendación
- Pasaporte o documentos de identificación
- Inmunización y historiales médicos
- Mantén listas de verificación de solicitudes y envía recordatorios para documentos que faltan o no están completos
Programación y coordinación
- Programa entrevistas de admisión, evaluaciones académicas, clases de prueba y visitas escolares
- Coordina la disponibilidad con profesores, entrevistadores y administradores
- Prepara enlaces para reuniones, recordatorios, seguimiento de asistencia y comunicaciones de seguimiento
Gestión de Sistemas y Datos
- Introducir, actualizar y mantener los registros de los solicitantes en los sistemas de admisión y herramientas CRM (por ejemplo, Blackbaud, Google Sheets, Airtable)
- Haz un seguimiento del estado de la solicitud, historial de comunicaciones, subidas de documentos y hitos clave
- Garantizar la precisión y consistencia de los datos entre sistemas
Soporte de Comunicación y Documentación
- Ayuda con el envío de decisiones de admisión (aceptación, lista de espera, denegación), instrucciones de inscripción y recordatorios de pago utilizando plantillas aprobadas
- Proporcionar apoyo bilingüe en la comunicación inglés/chino cuando sea necesario
Apoyo a eventos de admisión
- Apoya jornadas de puertas abiertas, seminarios web, visitas escolares y otros eventos de reclutamiento
- Ayuda con la inscripción, preparación de materiales, registro y seguimiento posterior al evento
Cumplimiento y confidencialidad
- Gestionar los registros de los estudiantes de acuerdo con las políticas escolares y los requisitos de FERPA
- Mantener una estricta confidencialidad y seguridad de los datos en todo momento
Otras funciones
- Realizar tareas adicionales relacionadas con admisiones según las asignaciones del responsable o director de admisiones
Soporte Multifuncional
Orientación / Orientación universitaria
- Recopilar información académica clave antes de la matrícula (historial del curso, dominio del idioma, exámenes estandarizados, intereses)
- Prepara resúmenes de admisión para los equipos de asesoramiento
- Coordinar reuniones relacionadas con la planificación o la colocación de cursos
- Seguimiento y archivo de transcripciones, liberación y documentación de transferencia
Apoyo académico / del profesorado
- Ayuda con la programación de entrevistas académicas, evaluaciones o clases de prueba
- Compilar y subir los resultados de los comentarios y evaluaciones del profesorado
- Notificar a las partes interesadas relevantes para apoyar las decisiones de admisión
Registro / Oficina de Archivos
- Ayudar con la revisión preliminar de los materiales de inscripción y registro
- Verificar la exactitud de los datos (ortografía del nombre del alumno, fecha de nacimiento, nivel de curso, información de los padres)
- Compilar los paquetes de archivos de inscripción y coordinar la transferencia al proceso de registro
Oficina de Negocios / Finanzas
- Haz un seguimiento de los depósitos, matrícula, tasas de vivienda, seguros y otros pagos requeridos
- Envía recordatorios de pago, recibos e instrucciones de pago
- Conciliar el estado de inscripción y pago con la Oficina de Negocios y señalar discrepancias
Internado / Vida Estudiantil (si procede)
- Ayuda a recopilar solicitudes de vivienda, preferencias de compañeros de piso e información sobre salud/alergias
- Apoyo en la distribución y confirmación de las instrucciones de entrada, facturación y recogida en el aeropuerto
Apoyo a estudiantes internacionales (si procede)
- Ayuda con el seguimiento de la documentación requerida para el procesamiento del I-20 / visado (recogida de documentos y entrega interna)
- Haz un seguimiento de las fechas de llegada, necesidades de recogida en el aeropuerto, seguros, exámenes físicos y el progreso de la vacunación
- Coordinar la transferencia de información a los equipos designados de estudiantes internacionales
Marketing / Operaciones
- Organizar y distribuir los contactos generados en los eventos de admisión
- Apoya el seguimiento posterior al evento
- Compila preguntas frecuentes y comentarios de los padres para mejorar el mensaje, los materiales y los flujos de trabajo de admisión
Soporte de TI / Sistemas (dentro del alcance)
- Ayuda con la configuración de cuentas y las invitaciones al sistema (portales para padres, correo electrónico, plataformas de aprendizaje)
- Apoya problemas básicos de inicio de sesión de los padres y escala a IT según sea necesario
- Ayuda a mantener plantillas, formularios y flujos de trabajo automáticos de correo electrónico
Cualificaciones
- Se prefiere 1+ año de experiencia en administración, atención al cliente o roles relacionados con la educación (se aceptan recién graduados fuertes)
- Altamente organizado, detallista y capaz de gestionar múltiples tareas y plazos
- Sólidas habilidades de comunicación y atención al cliente, con profesionalidad y paciencia al trabajar con familias
- Experto en Microsoft Office y Google Workspace
- La experiencia con plataformas CRM o SIS (por ejemplo, Blackbaud) es un plus
- Se prefiere o se requiere competencia bilingüe en inglés/chino si se apoya a familias internacionales
- Disponibilidad para apoyar eventos ocasionales de admisión por la tarde o fines de semana (con horarios flexibles o tiempo de participación)
Compensación: 4.000,00 $ - 5.000,00 $ al mes
(si ya tienes un currículum en Indeed)